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萍乡市黄蜡石赏石学会

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萍乡市黄蜡石赏石学会会议制度  

2014-04-10 10:57:32|  分类: 【学会活动】 |  标签: |举报 |字号 订阅

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                      萍乡市民协黄蜡石赏石学会会议制度

第一章 总 则

第一条 为了规范学会的会议制度,建立学会内部健全的会议制度,以提高我学会的自治能力,使学会各项会议能够正常举行,根据本学会章程特制订本学会会议制度。
第二条 本协会会议召开的会议,包括全体会员大会、理事会会议和会长办公会议等。学会各类会议经费一般从收取的会员会费中列支,会议承办单位适当予以分担。

第二章 会议召开的程序
(一)确定会议的时间、地点、人物、主题、目标、主持人、会议准备人员;
(二)通知与会人员,事先就会议的主题、目标进行沟通,对需要审查的资料事先审查。提前发放会议资料;
(三)预定会议室及会议工具;
(四)会议的变更及时通知相关人员(时间地点等);
(五)会议要签到;
(六)会议中控制进度;
(七)记录会议决议;
(八)跟踪会议决议的执行;
(九)总结会议的得失,改进会议的流程。

第三章 会员大会

第三条 会员大会每年召开一次。因特殊情况需要提前或延期换届召开的,须由理事会表决通过,报上
级主管单位审查并同意。延期最长不超过一年。
第四条 出席大会的人员为学会会员。必要时可根据需要,吸收与议题相关的人员列席会议。
第五条 会员大会的主要内容。
(一)制定和修改本会章程。
(二)选举新一届学会理事。
(三)听取、审议理事会的工作报告和财务报告。
(四)讨论决定学会今后的工作方针和任务。
(五)讨论、决定终止事宜及其他重大事项。
第六条 会员大会必须有三分之二以上的会员出席方能召开。大会的决议必须经半数以上到会会员表决通过方能生效。会员大会决议可采用举手或无记名投票的方式进行表决。
第七条 会员大会筹备工作由学会秘书处负责。在会员大会召开前七天,由学会秘书处将会议的时间、地点、主要议题等内容书面通知会员,并于会议召开前三天再次电话通知。会员因故不能参加会议,应在会前向秘书处请假。
第八条 会员对会议议题安排有意见或建议的,一般应在会前三天提出。
第九条 会员大会由学会秘书处负责会议记录,并形成会议决议。会议决定的事项由学会秘书处负责督办。

第四章 理事会议

第十条 理事会一般每年召开一次,时间为12月底或1月初。。
第十一条 理事会由协会会长召集,秘书处负责组织,协会所有理事参加,邀请市民协有关负责人、名誉会长及顾问到会监督指导。
第十二条 理事会议的主要内容。
(一)传达会员大会的各项决议。
(二)决定增补或罢免学会领导成员。
(三)讨论召开会员大会的各项议程。
(四)审议常务理事会年度工作报告和工作计划。
(五)审查会费收支情况,审议年度财务预算计划,并讨论财务状况报告。
(六)讨论、审议和表决会员的吸收和除名。
(七)讨论办事机构、分支机构、代表机构和实体机构的设立等问题。
(八)制定并审议内部管理制度。
(九)组织课题立项,审查学术论文和课题研究报告,评审表彰优秀成果。
(十)听取理事提案。
(十一)讨论决定其他重大事项。
第十三条 理事会须有三分之二以上理事出席,方能开会。理事会通过的决议,须半数以上到会理事表决通过,方能生效。理事会议在决定问题时,应经过充分讨论后作出决定。如会议对需要决定的重要问题产生意见分歧,一般应缓议,待进一步交换意见后再作决定;必须议定时,按少数服从多数的原则进行表决。
第十四条 理事会议筹备工作由学会秘书处负责,在会议召开一周前应向理事发出书面通知,载明会议时间、地点和会议议题等重要事项。因特殊情况不能按时出席会议的理事应提前向会长或副会长请假。
第十五条 理事会议由学会秘书处负责会议记录,会后形成相关文件。会议决定的事项由学会秘书处负责督办。

第五章 常务理事会议(即会长办公会议)

第十六条 常务理事会一般每季召开一次,由会长召集,必要时,可提前或延迟召开。经会长或三分之一以上的常务理事共同提议,可临时召开常务理事会议。如会长因故不能召集、主持会议,可由其指定副会长召集和主持。会议可以采取多种形式召开。
第十七条 出席会议的人员为学会常务理事。
第十八条 常务理事会议的主要内容。
(一)讨论、研究常务理事会提案。
(二)检查理事会、常务理事会提案的落实情况。
(三)讨论、审议学会年度工作报告和工作计划。
(四)讨论、审议和表决会员的吸收和除名。
(五)决定设立办事机构、分支机构、代表机构和实体机构。
(六)制定并审议内部管理制度。
(七)组织课题立项,审查学术论文和课题研究报告,评审表彰优秀成果,对在科研工作中有突出贡献者给予奖励。
(八)讨论研究向上级主管部门、会员大会、理事会和常务理事会提出的报告、请示、方案的初稿。
(九)讨论研究各办事机构提出的报告,讨论需要学会集体决定的事项及学会工作人员提出的合理化建议。
(十)讨论决定其他重大事项。
第十九条 常务理事会须有三分之二以上的常务理事出席,方能开会。常务理事会通过的决议,须半数以上到会常务理事表决通过,方能生效。
第二十条 常务理事会议筹备工作由学会秘书处负责,在会议召开一周前向常务理事发出书面通知,载明会议时间、地点和议题等重要事项。提请常务理事会审议的重要文件,由学会秘书处负责提前将文稿发给与会人员。因特殊情况不能按时出席会议的常务理事,应提前向会长或副会长请假。
第二十一条 常务理事会议由学会秘书处负责会议记录,会后形成相关文件。会议决定的事项由学会秘书处负责督办。

第六章 其他会议

第二十二条 冠名学会召开的其他有关会议,须经会长或常务副会长同意,方可举办。有关议事日程须经秘书长审定。必要时,须经会长或分管副会长审定。
第七章 会议纪律
(一)各会议必须符合审批程序,会前有计划,会后有总结,努力提高会议效率。 
(二)会员大会、理事会、常务理事会议工作报告、领导讲话、决议、决定、会议纪要、会议通知等由秘书处负责起草文件,对有保存价值的文件,由秘书处负责整理立卷归档。 
(三)会议记录由常务副秘书长或指定的秘书处成员记录。会议记录必须用专用的会议记录本。会议记录本由秘书处存档备查。 
(四)与会人员必须办理签到手续,会议签到表由秘书处存档备查。签到表上应注明迟到、请假、无故缺席人姓名,以备对理事会成员到会情况进行考核。 
(五)参加会议的对象接到会议通知后,应准时参加会议。确实因故不能参加会议,应于会议召开前2天向秘书处请假,由秘书处报告会议主持人。 
(六)无故缺席、请假、迟到、早退情况由会议记录人进行记录,并在会议纪要上予以通报。对一年中未参加过一次会议且不请假、不履行职责的理事会成员,理事会应向会员大会提出撤销其职务的建议,经会员大会通过后免去其理事会成员职务。 

第八章 附则
第二十三条 本制度经本会常务理事会通过后执行。
第二十四条 本制度解释权归本学会。
第二十五条 本制度从二○一四年四月一日起施行。

                                                                 萍乡市民协黄蜡石赏石学会
                                                                              二0一四年三月
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